Optimiser sa gouvernance partagée avec Rolebase

Comment représenter de manière simple une organisation complexe ? Comment obtenir une image précise de son équipe à l’instant T ? Rolebase est la réponse à ces questions.

UN BESOIN CRIANT

Chez EVEA, nous étions 60 il y a 3 ans. Aujourd’hui, en février 2024, nous sommes 140 ! Nos métiers ont évolué avec les règlementations et les besoins de nos clients. La simple mise à jour d’une diapo PowerPoint n’était plus suffisant pour visualiser la structure et l’organisation de notre Scop (Société coopérative et participative).

Par ailleurs, nos équipes sont réparties sur 3 sites en France (Nantes, Lyon, Troyes), avec quelques personnes en télétravail continu dans d’autres villes. Elles sont segmentées en différents pôles de compétences (Informatique et développement, Bâtiment, Biens et services, Agro-ressources et Chimie verte, Empreintes sociales, Service administratif, Formation, R&D, Climat, équipes support), ces pôles étant divisés en plusieurs cercles d’expertises sectorielles (agriculture et alimentation, cosmétiques, textile, emballages, éco-innovation, etc. ; une dizaine de lignes serait nécessaire pour tous les citer).

À cela s’ajoutent des groupes de travail thématiques et toutes les interrelations propres au mode de gouvernance partagée. Représenter EVEA visuellement et simplement revenait à explorer les méandres d’une rivière inconnue avec une carte dessinée à la main.

UN OUTIL SIMPLE ET PRATIQUE

Plusieurs solutions en ligne ont été étudiées, mais c’est lors d’un salon nantais que Jean-Baptiste Puyou, directeur général et fondateur d’EVEA, a découvert Rolebase, au hasard d’une conversation avec Godefroy de Compreignac, du Product Studio Lonestone.

Avec son équipe, il était en pleine phase de test d’une solution logicielle open source baptisée Rolebase, destinée à « simplifier la vie [des] équipes ». Après plusieurs tests, nous avons adopté cet outil, principalement pour sa fonctionnalité d’organigramme.

Rolebase va au-delà d’un simple organigramme. C’est un trombinoscope géant, une cartographie sous forme de cercles (« rôles »). Avec la molette de la souris, vous pouvez zoomer pour voir les visages des membres de l’équipe ou dézoomer jusqu’à visualiser les grandes entités structurantes de l’entreprise, selon le degré de précision souhaité.

Avec Rolebase, nous avons enfin l’image exacte de ce qu’est EVEA à l’instant T : quelles entités « business », quelles entités « support », quelles entités de gouvernance. En cliquant dans un cercle, une fenêtre latérale offre des informations précises sur sa raison d’être ou ses missions. En un clic, un nouveau profil de membre de l’équipe est ajouté ou déplacé d’une équipe à l’autre en fonction des aléas de nos activités.

À 140 visages, nous savons surtout qui est qui, qui fait quoi, dans quelles équipes. Une personne peut avoir plusieurs rôles, par exemple, une consultante en ACV et éco-conception peut aussi être membre du CSE, faire partie du groupe de travail sur la méthodologie, être formatrice, bilingue en espagnol et pratiquer l’escalade.

Adieu les organigrammes classiques, les trombinoscopes, les longs exposés aux nouveaux/nouvelles ! Pour mon rôle de responsable de la communication externe et interne, Rolebase est devenu un outil indispensable pour présenter EVEA sous tous ses angles, même devant des partenaires, des clients, ou au cours du processus de recrutement.

Pour optimisez votre gouvernance et moderniser la représentation organisationnelle de votre entreprise, nous ne pouvons que vous recommander Rolebase. Et comme ce sont nos voisins de bureau à Nantes, nous connaissons la qualité des humains qu’il y a derrière. ■
 

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Damien Delmotte, Responsable marque et communication